Software für Umzugsfirmen und Reinigungsfirmen: 9 Punkte, auf die es ankommt

Eine Umzugsfirma oder Reinigungsfirma verdient ihr Geld auf der Baustelle, in der Wohnung und im Lastwagen, nicht am Schreibtisch. Trotzdem entscheidet sich im Büro, ob ein Auftrag überhaupt zustande kommt: Wer eine Anfrage übersieht oder erst nach Tagen offeriert, verliert den Kunden an die Konkurrenz. Eine gute Software für Umzugsfirmen und Reinigungsfirmen sorgt dafür, dass keine Anfrage liegen bleibt und die Offerte schnell beim Kunden ist. Dieser Ratgeber zeigt, auf welche neun Punkte Sie bei der Auswahl achten sollten, und wie Movdesk diese Punkte abdeckt.

Warum Excel, Word und WhatsApp irgendwann nicht mehr reichen

Viele Betriebe starten mit dem, was schon da ist: Anfragen kommen per Telefon, E-Mail und WhatsApp, Offerten entstehen in Word, Termine stehen im Handy und Rechnungen in Excel. Das funktioniert, solange wenige Aufträge laufen. Mit jedem zusätzlichen Kunden wächst aber der Aufwand, und typische Probleme tauchen auf:

• Anfragen gehen unter. Niemand weiss mehr genau, welche Anfrage offen ist und wer schon eine Offerte erhalten hat.
• Offerten dauern zu lange. Wer Preise, Mehrwertsteuer und Texte jedes Mal von Hand zusammensetzt, offeriert langsamer als die Konkurrenz.
• Arbeit nach Feierabend. Termine, Rechnungen und Zahlungseingänge werden abends nachgetragen statt nebenbei erledigt.
• Daten liegen doppelt. Adresse, Termin und Preis werden für Offerte, Kalender und Rechnung mehrfach abgetippt, was Fehler begünstigt.

Eine Branchensoftware verbindet diese Schritte. Die Angaben, die der Kunde einmal erfasst, laufen von der Anfrage über die Offerte bis zur Rechnung durch.

Checkliste: 9 Punkte für die richtige Software

1. Ein Anfrageformular, das zu Umzug und Reinigung passt

Ein allgemeines Kontaktformular reicht für eine Umzugsofferte nicht. Sie brauchen Auszugs- und Einzugsadresse, Termin, Zimmerzahl, Stockwerk und Lift, am besten auch eine Inventarliste und Fotos. Für Reinigungsfirmen zählen Wohnungsgrösse, Termin der Abgabe und Zusatzleistungen. Achten Sie darauf, dass Kunden Umzug und Reinigung in derselben Anfrage wählen können und sofort eine Bestätigung erhalten.

2. Alle Anfragen an einem Ort

Prüfen Sie, ob neue Anfragen in einer klaren Übersicht landen, mit Status von «neu» bis «gebucht». Nur so sehen Sie auf einen Blick, wo eine Offerte fehlt und welche Besichtigung noch bestätigt werden muss.

3. Offerten in Minuten statt Stunden

Die Offerte ist der wichtigste Moment im Verkauf. Eine gute Lösung erstellt aus wenigen Eingaben wie Preis, Stunden und Anzahl Mitarbeitende ein sauberes PDF mit Ihrem Logo, rechnet die Mehrwertsteuer von aktuell 8.1 % automatisch dazu und schickt die Offerte per E-Mail. Ein Fixpreis schafft Vertrauen, weil der Kunde genau weiss, was er bezahlt.

4. Online-Buchung mit einem Klick

Je weniger Schritte zwischen Offerte und Zusage liegen, desto eher bucht der Kunde. Ideal ist eine Offerte, die der Kunde direkt online annimmt, inklusive Bestätigung Ihrer AGB. Der Termin sollte danach automatisch in Ihrem Kalender stehen.

5. Zahlungsarten, die Ihre Kunden kennen

Schweizer Kundinnen und Kunden erwarten Rechnung, Barzahlung oder TWINT. Wichtig: Das Geld sollte direkt an Sie gehen und nicht über eine Plattform laufen, die einen Teil davon behält.

6. Kalender für Umzüge, Reinigungen und Besichtigungen

Besichtigungen, Umzugstage und Reinigungstermine gehören in denselben Kalender. So vermeiden Sie Doppelbuchungen und sehen, wann Ihr Team verfügbar ist.

7. Rechnungen mit QR-Code

Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz der Standard für Einzahlungen. Ihre Software sollte QR-Rechnungen direkt erstellen und zeigen, welche Rechnungen offen und welche bezahlt sind.

8. Mehrsprachig und auf jedem Gerät

Wer in mehreren Sprachregionen arbeitet oder fremdsprachige Kunden hat, braucht Formular, E-Mails und Offerten in mehreren Sprachen. Ebenso wichtig: Die Software muss auf Computer, Tablet und Handy funktionieren, damit Sie auch unterwegs offerieren können.

9. Faire Kosten ohne Provision

Vergleichen Sie nicht nur den Monatspreis, sondern auch versteckte Kosten wie Provisionen pro Auftrag, Einrichtungsgebühren oder Aufpreise für Zusatzfunktionen. Eine fixe Monatsgebühr ohne Provision lässt sich sauber kalkulieren, egal wie viele Aufträge Sie gewinnen.

Tipp: Kundenbewertungen werden bei der Wahl einer Umzugsfirma immer wichtiger. Eine Software, die nach jedem Auftrag automatisch um eine Bewertung bittet, baut Ihren Ruf nebenbei auf.

Movdesk im Check: So erfüllt die Software die 9 Punkte

Movdesk ist das digitale Büro von Movline24, entwickelt für Umzugsfirmen, Reinigungsfirmen und Betriebe, die beides anbieten, vom Einzelunternehmen bis zum Team.

Der Ablauf in der Praxis

So sieht ein typischer Auftrag mit Movdesk aus, von der ersten Anfrage bis zum Termin im Kalender:

1. Anfrage: Der Kunde füllt Ihr Formular auf der Website aus, mit Termin, Adressen, Inventar und Fotos.
2. Prüfen: Die Anfrage erscheint im Dashboard. Falls nötig, bestätigen Sie eine Besichtigung mit einem Klick.
3. Offerieren: Sie geben Preis, Stunden und Mitarbeitende ein. Movdesk erstellt das PDF und verschickt die Offerte.
4. Buchen: Der Kunde nimmt die Offerte online an und wählt die Zahlungsart. Der Termin steht danach in Ihrem Kalender.

Keine eigene Website? Kein Problem. Sie erhalten Ihren persönlichen Formular-Link, den Sie auf WhatsApp, Google und Instagram teilen können. Wer eine Website hat, baut das Formular mit einem kurzen Code ein, und das Movline24-Team hilft beim Einbau.

Testen Sie das Formular selbst aus Kundensicht: Demo-Formular Umzug · Demo-Formular Reinigung

Movdesk oder Movdesk Plus?

Beide Pakete enthalten alle Funktionen für Anfragen, Offerten, Buchungen, Kalender, Rechnungen und Bewertungen. Movdesk Plus bringt zusätzlich Sichtbarkeit bei neuen Kunden.

Preise exkl. MwSt, Laufzeit 12 Monate, der erste Monat ist gratis. Es gibt keine Provision: Ihre Kunden bezahlen direkt an Sie.

So starten Sie mit Movdesk

1. Registrieren: Paket wählen und das Formular auf movdesk.movline24.ch ausfüllen.
2. Freischaltung: Movline24 prüft Ihre Angaben und schaltet Ihr Konto frei. Danach erhalten Sie Ihren Zugang.
3. Formular einbinden: Code auf Ihrer Website einfügen oder den Formular-Link teilen. Schritt-für-Schritt-Anleitungen finden Sie im Movdesk-Handbuch.
4. Erste Anfrage offerieren: Sobald die erste Anfrage eintrifft, erstellen Sie die Offerte direkt im Dashboard.

Häufige Fragen zur Software für Umzugsfirmen

Brauche ich eine eigene Website, um Movdesk zu nutzen? Nein. Ohne Website erhalten Sie einen persönlichen Formular-Link, den Sie auf WhatsApp, Google und Instagram teilen. Mit Website fügen Sie einen kurzen Code ein.

Eignet sich Movdesk auch für reine Reinigungsfirmen? Ja. Movdesk ist für Umzugsfirmen, Reinigungsfirmen und Firmen gedacht, die beides anbieten. Kunden wählen im Formular Umzug, Reinigung oder beides.

Was kostet Movdesk? Movdesk kostet CHF 49.90 pro Monat, Movdesk Plus CHF 69.90 pro Monat, jeweils exkl. MwSt bei 12 Monaten Laufzeit. Der erste Monat ist gratis.

Zahle ich eine Provision pro Auftrag? Nein. Sie zahlen nur die Monatsgebühr. Ihre Kunden bezahlen per Rechnung, bar oder TWINT direkt an Sie.

In welchen Sprachen funktioniert Movdesk? Formular, E-Mails, Offerten und PDF gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, automatisch in der Sprache Ihres Kunden.

Was passiert nach der Registrierung? Ihre Angaben werden geprüft und das Konto wird freigeschaltet. Danach erhalten Sie Ihren Zugang und können sofort loslegen.

Fazit: Weniger Büro, mehr Aufträge

Die richtige Software für Umzugsfirmen und Reinigungsfirmen spart nicht nur Zeit im Büro. Sie sorgt dafür, dass Sie schneller offerieren, Kunden einfacher buchen und keine Anfrage mehr verloren geht. Movdesk deckt alle neun Punkte dieser Checkliste ab, zu einem festen Monatspreis und ohne Provision. Testen Sie es einen Monat lang gratis und sehen Sie selbst, wie viel Zeit Sie gewinnen.

Mehr Details, das Erklärvideo und alle Screenshots finden Sie auf movline24.ch/movdesk-mieten und im Beitrag Movdesk im Überblick. Fragen? Schreiben Sie an info@movline24.ch oder rufen Sie an: 044 810 99 99.